Onboarding em inglês: o que dizer ao novo funcionário, do dia 1 aos 90 dias

Por Alex Barros, intérprete simultâneo há 25 anos · atualizado em 05/11/2026

Já interpretei integrações de executivos estrangeiros em empresas brasileiras, e o padrão se repete. A pessoa nova chega com a cabeça cheia de perguntas e pouca capacidade de absorver respostas. O que ela leva da primeira semana não é o conteúdo de cada apresentação. É a impressão de que a empresa sabe o que está fazendo e de que alguém cuida dela. Essa impressão se forma, em boa parte, pela forma como as coisas são ditas.

Quando o onboarding acontece em inglês, e o profissional de RH ou o gestor não fala inglês com a mesma segurança com que fala português, o risco é duplo. Quem conduz fica tenso e fala menos do que deveria. Quem recebe fica sem informações que, em português, seriam óbvias. Não é falta de interesse de ninguém. É falta de repertório pronto para as situações previsíveis de um onboarding.

E um onboarding é, felizmente, uma das situações mais previsíveis do mundo corporativo. Quase tudo o que precisa ser dito se repete de pessoa para pessoa. Dá para preparar as frases, ensaiar em voz alta e chegar ao dia 1 com o essencial na ponta da língua.

Este texto é um roteiro de trabalho. Está organizado por fase, com o que dizer e como dizer. Use como material de consulta e adapte aos nomes, políticas e prazos da sua empresa. Os exemplos em inglês são modelos: onde aparecer um dado que depende da sua empresa, ele vem entre colchetes.

Antes do dia 1: o que preparar

O onboarding começa antes de a pessoa entrar. Algumas decisões prévias evitam improviso em inglês, que é onde a insegurança aparece.

Defina o idioma de cada atividade. Nem tudo precisa ser em inglês. Se a pessoa nova fala português, parte das informações administrativas pode ser em português, e a integração com a equipe global, em inglês. Se não fala, tudo precisa estar em inglês, inclusive os documentos. Decida isso antes, e comunique.

Prepare os documentos em inglês. Política de benefícios, organograma, guia de ferramentas, calendário da primeira semana. Se o material só existe em português, a pessoa depende de você para traduzir na hora, e isso não escala.

Combine quem diz o quê. RH explica contrato e benefícios. O gestor explica função e metas. A TI cuida de acessos. Um colega de equipe, o "buddy", mostra o dia a dia. Quando cada pessoa sabe o seu papel, ninguém repete nem deixa de dizer.

Escreva o seu roteiro. Cinco a dez frases por fase, no papel. Ensaie em voz alta. É exatamente o que faço antes de uma reunião importante: não improviso o essencial.

Envie o e-mail de boas-vindas. Dois ou três dias antes, com informações práticas. Há um modelo mais abaixo.

O dia 1

O dia 1 tem um objetivo simples: a pessoa sai sentindo que foi esperada e sabendo o que vai acontecer nos próximos dias. Não é o dia de despejar informação. A absorção é baixa, e o que importa é a acolhida e a clareza de próximos passos.

Receber

Na recepção, ou na abertura da videochamada se for remoto:

• "Welcome to [Company]. We're glad to have you with us."
• "It's great to meet you in person." (se já houve entrevistas por vídeo)
• "How was your trip in?" ou "How was your commute?"
• "Can I get you a coffee or some water before we start?"
• "Let me walk you through today."

Evite começar por formulários. Abra com uma frase de acolhida e um café, e deixe a papelada para depois.

Explicar o plano do dia

Dizer o que vai acontecer reduz a ansiedade de quem chega. Uma frase simples basta:

• "Today is mostly about getting you set up and meeting the team."
• "Here's the plan for today. First, a quick welcome with me. Then we'll get your laptop and your accounts. After lunch, you'll meet your team, and at the end of the day, you'll have a short check-in with your manager."
• "You don't need to remember everything today. We'll go over it again during the week."
• "If anything is unclear, just ask. There are no silly questions."

A terceira frase vale ouro. Ela dá permissão para não absorver tudo, e quem recebe agradece.

Mostrar o espaço (ou o ambiente remoto)

Presencial:

• "Let me show you around."
• "This is your desk."
• "The kitchen is down the hall, and the restrooms are on your left."
• "This is the meeting room. You can book it through the calendar."
• "Here is your access badge. It opens the main door and the floor."

Remoto:

• "Your laptop will arrive by courier on [date]. You'll get a tracking number by email."
• "Once you receive it, we'll do a short call to set everything up together."
• "Please keep your camera on during the first calls so the team can meet you. After that, it's up to the meeting."

Equipamento e acessos

• "Here's your laptop and your phone."
• "You'll need to set up two-factor authentication. I'll stay with you while you do it."
• "Please change your temporary password at first login."
• "If something doesn't work, the IT help desk can fix it. Here's how to reach them."
• "You'll have access to email, calendar, chat, and the project tracker today. Access to [system] will come tomorrow."

Observe a construção "you'll have access to". Em inglês, se diz "have access to", não "have access in".

Apresentar a equipe

Apresentar pessoas é uma situação em que o brasileiro costuma travar, porque envolve nome, cargo e uma relação. Uma estrutura simples resolve: quem é a pessoa, o que faz, e como se relaciona com a pessoa nova.

• "Let me introduce you to the team."
• "This is Rafael. He leads the finance team."
• "Rafael, this is Ana. She's joining us as a data analyst."
• "Ana will be working closely with you on the monthly reports."
• "Marcos is the person to ask about invoices and approvals."
• "Carla will be your buddy for the first few weeks. If you have a small question, she's the best person to ask."
• "Everyone here is happy to help, so please don't hesitate to ask."

E o que a pessoa nova pode responder, caso você queira orientá-la:

• "Nice to meet you."
• "I'm looking forward to working with you."
• "I've heard good things about your team."

Almoço e fechamento do dia

• "We usually have lunch together on the first day. Is that okay with you?"
• "Do you have any dietary restrictions?"
• "How are you feeling about the day so far?"
• "Is there anything you'd like to go over again?"
• "Tomorrow, we'll start at [time]. You'll spend the morning with [name]."
• "Thanks for today. See you tomorrow."

Perguntar "How are you feeling about the day?" abre espaço para a pessoa dizer o que não entendeu. Muita gente não pergunta durante o dia por receio de parecer despreparada. A pergunta final é a oportunidade.

A semana 1

Na semana 1, a pessoa começa a entender como o trabalho acontece. O papel do RH, aqui, é garantir que as informações administrativas sejam compreendidas e que a pessoa conheça os canais certos.

Contrato, políticas e benefícios

É a parte mais sensível do ponto de vista de vocabulário, porque muitos termos brasileiros não têm equivalente direto. Em vez de traduzir palavra por palavra, descreva a função. O guia de termos de RH em inglês lista os termos mais comuns. Abaixo, algumas frases-modelo. Ajuste ao que a sua empresa pratica.

• "I'd like to go over your contract and your benefits."
• "Your employment contract is under the Brazilian labor law, known as the CLT."
• "You have a probationary period of [number] days."
• "Your salary is paid on the [day] of each month."
• "You'll receive a payslip by email every month."
• "You get [number] days of paid vacation per year. We ask you to plan them with your manager."
• "In Brazil, employees also receive a 13th-month salary, paid in two installments."
• "Your health insurance starts on [date]. I'll send you the details."
• "The company offers a meal voucher and a transportation voucher."
• "If you'd like to add a dependent to your health plan, please let me know by [date]."
• "Here is the policy on remote work and flexible hours."
• "For time off, you submit the request in [system], and your manager approves it."

Dois cuidados. Primeiro, "13th-month salary" é a expressão corrente em material em inglês sobre trabalho no Brasil, mas vale acrescentar uma frase de explicação, porque um estrangeiro não vai conhecer o conceito. Segundo, não prometa o que você não pode garantir. Em vez de "Your benefits start on day one", prefira a data exata, ou "I'll confirm the start date in writing".

Ferramentas e processos

• "These are the tools you'll use every day: email, calendar, chat, the project tracker, and the shared drive."
• "We use [tool] for team chat. Please join the channels I've listed in the email."
• "Meetings are scheduled through the calendar. Please check your invitations."
• "All requests to IT go through the help desk. You don't need to email people directly."
• "Expenses are submitted in [system]. Keep your receipts, and submit within [number] days."
• "Here is the folder with all the documents you may need."
• "If you can't find something, search the shared drive first, and then ask in the team channel."

Cultura e jeito de trabalhar

Muitas dúvidas de quem entra não estão em nenhum manual: o tom das mensagens, a hora de responder, a formalidade dos e-mails.

• "We're fairly informal here. People use first names, even with senior leaders."
• "We usually reply to messages within [timeframe]."
• "It's fine to say 'I don't know yet, I'll find out.'"
• "We value asking questions early rather than fixing mistakes later."
• "If a deadline looks at risk, tell your manager as soon as you can."

Cuidado com estas frases. Elas descrevem a cultura da sua empresa, e só devem ser usadas se forem verdadeiras. Uma frase de cultura que não corresponde à prática causa mais dano do que silêncio.

Check-in no fim da semana 1

• "How was your first week?"
• "What went well, and what was confusing?"
• "Is there anything you still need that you don't have?"
• "Is there anything we could have explained better?"
• "Let's talk again next week."

Aqui, "first week" é a forma natural. A pergunta "What was confusing?" costuma render respostas honestas mais do que "Do you have any questions?", que convida ao "No, thanks".

Os marcos de 30, 60 e 90 dias

Os marcos de 30-60-90 dias organizam a expectativa sobre a pessoa nova ao longo do tempo. Não existe um padrão obrigatório, e cada empresa define o seu. O que costuma funcionar é dar a cada marco um foco claro e combinar as conversas por antecipação.

Dias 1 a 30: aprender

O foco é entender a empresa, a equipe e o trabalho. Há pouca expectativa de entrega.

Frases para o gestor ou o RH:

• "In the first 30 days, the goal is to learn how things work here."
• "You'll meet people from other teams, and I'd encourage you to ask them about their work."
• "We don't expect you to deliver much on your own yet. We expect you to ask questions."
• "By the end of the month, we'd like you to understand the main processes of your area."
• "We'll have a check-in every week, and a longer review at day 30."

Frases para a conversa de 30 dias:

• "How do you feel about the role so far?"
• "What have you learned in the last month?"
• "What has surprised you, in a good way or a bad way?"
• "Is the job what you expected from the interviews?"
• "What support would help you most in the next month?"

Dias 31 a 60: contribuir

O foco passa a ser entregar tarefas com acompanhamento.

• "In the next 30 days, we'd like you to take ownership of [task or project]."
• "You'll start working more independently, with support when you need it."
• "Let's agree on two or three goals for the next month."
• "How can I help you remove obstacles?"
• "Here is some feedback so far: you're doing well with [area], and I'd like you to work more on [area]."

Para dar feedback, a estrutura "o que está bem, o que melhorar, como apoiar" funciona bem em qualquer língua. Em inglês, suavizar vale: "I'd like to see more of..." soa melhor que "You need to do more...".

Dias 61 a 90: assumir

O foco é autonomia. A pessoa já entende o contexto e começa a responder pelo próprio trabalho.

• "At this stage, we expect you to work with more independence."
• "What does success look like in this role over the next six months?"
• "Let's review your goals and set new ones."
• "Where do you want to grow in the company?"
• "Is there training or a course you'd like to take?"
• "At day 90, we'll have a formal review. We'll look at your progress against the goals we set together."

Se a empresa tem período de experiência, vale dizer com clareza como a avaliação funciona e quando ocorre, sem ambiguidade:

• "The probationary period ends on [date]. We'll have a conversation before then."
• "I want you to know where you stand, so there are no surprises."

Essa última frase, "no surprises", resume o que uma boa conversa de avaliação deve ser.

Frases para dar e pedir esclarecimento

Durante todo o processo, duas situações se repetem. Você precisa verificar se foi entendido, e a pessoa nova precisa pedir que você repita. Frases úteis:

Para verificar:

• "Does that make sense?"
• "Is that clear so far?"
• "Would you like me to go over that again?"
• "Can you tell me in your own words what the next steps are?" (use com leveza, para não soar como prova)

Para confirmar o que a pessoa entendeu:

• "So, to confirm: you'll send me the signed contract by Friday."
• "Just to make sure we're on the same page: your first day with the client is next Tuesday."

Para quando a pessoa nova pede ajuda, e vale que o RH reconheça:

• "Of course. Let me explain that in a different way."
• "That's a good question. Let me check and get back to you today."
• "I don't have the answer right now, but I'll find out."

A última frase é a mais importante. Se você não sabe, diga. Em onboarding, uma resposta inventada cria um problema que vai aparecer meses depois. Já "I'll find out" mostra que a empresa leva a pergunta a sério.

Para outras situações de reunião, o guia de frases em inglês para reuniões complementa este roteiro.

E-mail de boas-vindas: modelo

O e-mail de boas-vindas deve chegar dois ou três dias antes do início. Curto, com as informações práticas e um tom caloroso. Adapte os dados entre colchetes.

Subject: Welcome to [Company] – everything you need for your first day

Hi [Name],

We're looking forward to having you join us on [date]. This email has the practical information for your first day.

When and where Please arrive at [time] at [address]. Ask for [name] at the reception, and they will bring you up. If you have trouble finding us, call [phone number].

What to bring - A photo ID - Your bank account details for payroll - The signed documents we sent you earlier

What to expect on your first day - 9:00 – Welcome with HR - 10:00 – Laptop and accounts setup with IT - 12:30 – Lunch with your team - 14:00 – Meeting with your manager, [name] - 16:30 – Short check-in with me

You don't need to prepare anything. The day is mostly about getting you settled and meeting the people you will work with.

Your buddy [Name] from your team will be your buddy during your first weeks. They will be your go-to person for any small question.

Dress code [Describe, for example: "We are business casual. Please wear whatever you're comfortable in."]

If you have any questions before your first day, just reply to this email or message me at [phone number].

See you soon.

Best regards, [Your name] [Title], Human Resources

Alguns pontos sobre o modelo. O assunto diz o que o e-mail contém, sem frases promocionais. "Hi [Name]" é a abertura normal de e-mails corporativos, mesmo para quem é novo. "We're looking forward to having you join us" é a forma natural de dizer que se espera a pessoa. O bloco de horários dá previsibilidade. E a frase "You don't need to prepare anything" tira peso de quem está nervoso.

Para o caso remoto, troque a seção de local por: "Your laptop will arrive by courier on [date]. On your first day, please join this video call link at [time]."

Erros comuns de quem conduz onboarding em inglês

Alguns tropeços aparecem com frequência. Vale conhecê-los para evitar.

Falar rápido demais. Quando se está nervoso em outro idioma, a tendência é acelerar. Quem recebe, também em segunda língua, perde o fio. Fale mais devagar do que parece necessário, e faça pausas.

Usar siglas sem explicar. KPI, OKR, 1:1, PTO. Quem entra não conhece o vocabulário interno. Explique na primeira vez: "PTO means paid time off."

Traduzir termos brasileiros literalmente. "Férias coletivas", "banco de horas", "aviso prévio". Descreva em vez de traduzir. "Banco de horas" pode virar "a system where extra hours you work are saved and later taken as time off", por exemplo, se for esse o caso na sua empresa.

Dizer "actually" com o sentido de "atualmente". Em inglês, "actually" significa "na verdade". Para "atualmente", use "currently" ou "at the moment".

Confundir "to attend" com "atender". "Attend" é comparecer. "You'll attend the training on Monday" quer dizer que a pessoa vai à formação.

Perguntas fechadas demais. "Everything okay?" convida a "yes". "What's been the hardest part so far?" convida a uma resposta de verdade.

Esquecer de combinar o próximo contato. Ao fim de cada conversa, diga quando será a próxima: "Let's talk again on Friday at 3 p.m."

Não escrever o que foi combinado. Depois de uma reunião de expectativas, mande um e-mail curto com o resumo: "Following up on our conversation, here's what we agreed on."

Quando o próprio RH precisa melhorar o inglês

É comum o profissional de RH ser a pessoa que mais fala inglês no onboarding, e ao mesmo tempo a que menos teve tempo de treinar. O vocabulário de RH é específico: contratação, folha, benefícios, avaliação, desligamento. E as situações são sensíveis, o que aumenta a pressão.

Para esse público, a Inglespetacular tem o Executive RH, em /cursos/executive/rh. Descrevo o que há nele, sem prometer além disso.

O Journey Executive da área de RH tem 10 unidades e 70 lições, com cerca de 480 termos da área. A ideia é construir o vocabulário e as situações do seu trabalho em ordem. O Speak da área tem 750 linhas de fala: o método parte de uma situação, apresenta uma pergunta, pede a resposta e faz você dizê-la em voz alta. Para o contexto deste guia, são as situações que interessam: conduzir uma entrevista, explicar um benefício, dar um feedback, conduzir uma conversa difícil.

O Executive exige nível B1 completo. Se você ainda não tem esse nível, comece pelos cursos de base e use o teste de nivelamento para saber onde está. Cada curso tem o preço informado na página dele. A Introdução e a Unidade 1 são grátis, então dá para avaliar o material antes de pagar. Quem conclui recebe um certificado de conclusão na conta, sem alegação de reconhecimento oficial.

Isso não substitui ensaiar o seu roteiro. Nenhum curso conhece as políticas da sua empresa nem o perfil da pessoa que você vai receber. Ele dá repertório e prática. A adaptação ao seu caso é com você.

Como ensaiar o seu onboarding

Um método curto, que uso antes de eventos importantes, serve para o dia 1.

1. Escreva o roteiro do dia em português. Os sete ou oito momentos principais.
2. Para cada momento, escolha duas ou três frases em inglês. Use as deste guia como base.
3. Diga em voz alta, de pé, no tom que usaria de verdade. Leitura silenciosa não treina a boca.
4. Grave uma vez. Ouça. Veja onde hesita e onde acelera.
5. Ensaie as transições. As passagens entre uma etapa e outra são onde a conversa trava: "Now, let's move on to your benefits."
6. Prepare duas frases de socorro. "Let me check that and get back to you" e "Could you say that again?" resolvem a maioria dos apuros.
7. Repita na véspera. Dez minutos, no mesmo ritmo.

Preparar não é decorar um texto. É ter o suficiente na ponta da língua para conduzir a conversa com calma e sobrar atenção para a pessoa à sua frente.

Para onde ir daqui

Se você conduz onboarding em inglês, comece pelo roteiro do dia 1: escolha cinco frases do bloco de acolhida e do plano do dia, e ensaie em voz alta. Depois siga para o vocabulário de benefícios, que é onde mais aparecem dúvidas. O guia de termos de RH em inglês é um bom apoio.

Se quiser um treino estruturado para a sua área, veja o Executive RH em /cursos/executive/rh. Exige B1 completo, e a Introdução e a Unidade 1 são grátis. Para saber o seu nível, faça o teste de nivelamento.

Eu escrevo e reviso. Se encontrar algo errado, avise.