Inglês para compras e suprimentos: 105 termos por etapa, com exemplos
Resumo: Este guia reúne 105 termos de inglês para compras e suprimentos, em seis grupos que seguem o caminho de uma compra: cotação e RFQ, negociação e contrato, pedido e entrega, logística e importação (com os onze Incoterms), qualidade e conformidade, pagamento e faturamento. Cada termo traz o significado e uma frase de exemplo. No fim há os falsos amigos que mais atrapalham e as perguntas mais comuns.
Já interpretei muitas reuniões em que um comprador brasileiro negociava com um fornecedor de fora, ou em que uma matriz explicava a uma equipe local como a empresa compra. O vocabulário de compras é mais limitado do que parece. Umas poucas centenas de termos cobrem quase tudo: pedir preço, discutir condição, emitir pedido, acompanhar a carga, receber, conferir, pagar.
O problema raramente é a palavra difícil. É a palavra parecida com uma do português que quer dizer outra coisa, ou a sigla que todo mundo usa e ninguém explica. Quando o fornecedor escreve "FOB Santos" e o comprador entende "frete por conta de quem vende", a diferença aparece depois, na fatura. Este guia existe para reduzir esse tipo de ruído.
Como usar este guia
Os termos estão agrupados pela etapa da compra, na ordem em que costumam aparecer. Leia um grupo por vez. Quem aprende "RFQ", "quote" e "validity" juntos lembra dos três na hora em que abre o e-mail do fornecedor. Quem decora uma lista alfabética esquece.
Cada tabela tem três colunas: termo, significado e frase de exemplo. A frase vale mais que a tradução, porque mostra o verbo que acompanha o termo. Leia em voz alta. Os exemplos seguem o inglês americano, e aviso quando o britânico diverge.
Uma ressalva honesta. Alguns termos de compras não têm tradução exata, porque descrevem instituições de cada país. "Nota fiscal" é o caso clássico, e volto a ele no grupo de pagamento. Onde a tradução é aproximada, digo que é aproximada.
Cotação e RFQ
É onde a compra começa. O comprador descreve o que precisa e pede preço a um ou mais fornecedores. Aqui aparecem as siglas que mais confundem iniciantes.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| RFQ (request for quotation) | pedido de cotação | We sent an RFQ to four suppliers on Monday. |
| RFP (request for proposal) | solicitação de proposta, com solução e preço | The RFP asks vendors to describe their implementation plan. |
| RFI (request for information) | solicitação de informações, antes da cotação | We issued an RFI to see who can supply this part. |
| quote (ou quotation) | cotação; preço oferecido pelo fornecedor | Please send your best quote by Thursday. |
| bid | proposta apresentada em concorrência | Three companies submitted a bid. |
| tender | concorrência; processo formal de propostas (mais usado no inglês britânico) | The ministry launched a tender for office equipment. |
| bidder | participante da concorrência | Each bidder must meet the same requirements. |
| supplier | fornecedor | We have two approved suppliers for this item. |
| vendor | fornecedor (comum em TI e serviços) | The vendor offered a three-year support plan. |
| specifications (specs) | especificações técnicas | Please confirm that the specs match the drawing. |
| line item | item do pedido ou da cotação, cada linha | The quote has twelve line items. |
| unit price | preço unitário | The unit price drops if we order more than 500. |
| lead time | prazo entre o pedido e a entrega | The lead time for this model is eight weeks. |
| validity | prazo de validade da cotação | The validity of this quote is thirty days. |
Dois comentários. O primeiro: RFQ, RFP e RFI não são sinônimos. Pede-se RFQ quando já se sabe exatamente o que comprar e só falta o preço. RFP, quando se quer que o fornecedor proponha a solução. RFI, quando ainda se está descobrindo quem pode fornecer. Se você confunde os três numa reunião, o fornecedor vai responder à pergunta errada.
O segundo: "lead time" é o termo mais usado e mais mal definido de todo o vocabulário de compras. Em princípio, é o tempo entre pedir e receber. Mas há quem conte a partir da confirmação do pedido, quem conte a partir da aprovação do desenho, e quem inclua o transporte. Sempre que o número aparecer, pergunte: "Does the lead time include shipping?" A pergunta evita muita discussão futura.
Negociação e contrato
Depois da cotação vem a conversa sobre condições. O vocabulário aqui mistura termos comerciais e jurídicos. Não sou advogado, e o que segue é vocabulário, não orientação contratual.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| negotiation | negociação | The negotiation took three rounds. |
| counteroffer | contraproposta | They sent a counteroffer with a longer lead time. |
| concession | concessão | We can make a concession on price if you extend the payment terms. |
| volume discount | desconto por volume | The supplier offers a volume discount above 1,000 units. |
| rebate | abatimento ou bonificação, em geral concedido depois, sobre o total comprado no período | The rebate is paid at the end of the year. |
| MOQ (minimum order quantity) | quantidade mínima de pedido | The MOQ for this item is 2,000 pieces. |
| framework agreement | acordo-quadro; contrato guarda-chuva com condições fixas e pedidos futuros | Under the framework agreement, each order follows the agreed prices. |
| purchase agreement | contrato de compra | Both parties signed the purchase agreement in March. |
| terms and conditions (T&C) | termos e condições | Our standard terms and conditions apply to every order. |
| clause | cláusula | Clause 7 covers late delivery. |
| scope of work (SOW) | escopo do trabalho, em serviços | The scope of work lists every deliverable. |
| service level agreement (SLA) | acordo de nível de serviço | The SLA requires a response within four hours. |
| liquidated damages | multa contratual pré-fixada por descumprimento | The contract sets liquidated damages for each week of delay. |
| force majeure | força maior | The supplier invoked force majeure after the flood. |
| price escalation clause | cláusula de reajuste de preço | The price escalation clause links the price to raw material costs. |
| termination | rescisão | Either party may request termination with sixty days' notice. |
Observações. No contexto de compras, "rebate" é o desconto negociado sobre o volume acumulado no período, pago ou creditado depois, e não um desconto na hora da compra. Já o "volume discount" costuma entrar direto no preço da compra.
"Liquidated damages" é um termo jurídico específico, a multa cujo valor foi combinado antes da falha. Não o troque por "penalty" sem pensar: em vários sistemas jurídicos de língua inglesa, uma cláusula chamada "penalty" pode ter tratamento diferente. Se o assunto é cláusula de multa, use o termo que o contrato usa e peça ao jurídico que confirme.
Quando a negociação aperta, duas expressões ajudam. "Walk away" é desistir da negociação: "If the terms don't change, we may have to walk away." E "BATNA", best alternative to a negotiated agreement, a sua melhor alternativa caso o acordo não saia. A sigla é conhecida no meio de negociação; use com quem a conhece.
Pedido e entrega
Fechadas as condições, vem o pedido e o acompanhamento. Este grupo é o dia a dia do comprador operacional.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| purchase requisition | requisição de compra, interna | Finance approved the purchase requisition yesterday. |
| purchase order (PO) | pedido de compra | Please quote the PO number on every invoice. |
| order confirmation | confirmação do pedido | We have not received the order confirmation yet. |
| blanket order | pedido aberto, com entregas programadas ao longo do tempo | We placed a blanket order for the full year. |
| delivery date | data de entrega | The delivery date on the PO is March 12. |
| partial shipment | remessa parcial | The supplier agreed to a partial shipment of 300 units. |
| backorder | item pedido e ainda não disponível, que será entregue depois | Two items are on backorder until June. |
| stockout | ruptura de estoque | A stockout would stop the line. |
| safety stock | estoque de segurança | We raised the safety stock to cover the longer lead time. |
| reorder point | ponto de reposição | When inventory hits the reorder point, the system creates a PO. |
| expedite | acelerar um pedido | Can you expedite this order? |
| delivery note | documento que acompanha a entrega | Please check the quantities against the delivery note. |
| goods receipt | recebimento de mercadoria registrado no sistema | The goods receipt was posted on Tuesday. |
| on-time delivery | entrega no prazo | Our on-time delivery rate is a key metric for suppliers. |
"Purchase requisition" e "purchase order" são documentos diferentes, e a confusão é frequente. A requisição é interna: alguém na empresa pede para comprar algo. O pedido é externo: a empresa compromete-se com o fornecedor. Em reunião, "send me the PO" significa mandar o pedido ao fornecedor, nunca a requisição.
"Backorder" também engana. Não quer dizer pedido cancelado nem atrasado por erro. Quer dizer que o fornecedor aceitou o pedido, não tem o item agora e o entregará quando tiver. Se o fornecedor disser "it's on backorder", pergunte a data prevista: "Do you have an estimated date for the backorder?"
Para a conversa específica sobre prazo de entrega, com frases para pedir antecipação e cobrar atraso, tenho um guia à parte: como negociar prazo de entrega em inglês.
Logística e importação
Aqui moram os Incoterms, as regras publicadas pela Câmara de Comércio Internacional (ICC) que definem quem faz o quê, quem paga o quê e onde o risco passa do vendedor ao comprador. Os exemplos seguem a edição Incoterms 2020; confira no contrato qual edição está citada.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| Incoterms | regras da ICC para a divisão de custos, riscos e tarefas entre vendedor e comprador | The contract specifies the Incoterms and the named place. |
| freight | frete; custo do transporte | Freight is not included in the unit price. |
| freight forwarder | agente de carga | Our freight forwarder booked the container. |
| customs broker | despachante aduaneiro | The customs broker will file the import declaration. |
| customs clearance | desembaraço aduaneiro | Customs clearance took four days. |
| duty (customs duty) | imposto de importação | The buyer pays the duty on arrival. |
| bill of lading (B/L) | conhecimento de embarque marítimo | We need the original bill of lading to release the cargo. |
| air waybill (AWB) | conhecimento de transporte aéreo | The air waybill number is on the invoice. |
| commercial invoice | fatura comercial, usada no despacho | The commercial invoice must show the unit price and the HS code. |
| packing list | lista de embalagem | The packing list shows the weight of each carton. |
| HS code | código do Sistema Harmonizado, usado para classificar a mercadoria | Please add the HS code for every item. |
| certificate of origin | certificado de origem | Customs asked for a certificate of origin. |
| shipper | embarcador; quem envia a carga | The shipper is responsible for the documents. |
| consignee | consignatário; quem recebe a carga | The consignee is our subsidiary in Brazil. |
| FCL / LCL | carga em container completo / carga consolidada | We switched from FCL to LCL because the volume is small. |
| transit time | tempo de trânsito | The transit time by sea is about thirty days. |
| demurrage | cobrança por ficar com o container no terminal além do prazo livre | We paid demurrage because the paperwork was late. |
Os onze Incoterms 2020 merecem tabela própria. Cada um é uma sigla de três letras seguida de um local nomeado, por exemplo "FOB Santos" ou "DAP São Paulo". Sem o local, a sigla não define nada.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | o vendedor deixa a mercadoria disponível em suas instalações; o comprador carrega, transporta e cuida da exportação | The price is EXW our factory, so you arrange the pickup. |
| FCA (Free Carrier) | o vendedor entrega ao transportador indicado pelo comprador, no local combinado, e cuida da exportação | We quote FCA Frankfurt Airport. |
| CPT (Carriage Paid To) | o vendedor paga o transporte até o destino; o risco passa quando entrega ao transportador inicial | The offer is CPT Campinas. |
| CIP (Carriage and Insurance Paid To) | como CPT, e o vendedor também contrata seguro | They quoted CIP Guarulhos, so insurance is included. |
| DAP (Delivered at Place) | o vendedor entrega no destino, pronto para descarregar; o comprador cuida da importação | The goods are delivered DAP our plant. |
| DPU (Delivered at Place Unloaded) | como DAP, mas o vendedor também descarrega | The seller will unload the goods under DPU terms. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | o vendedor entrega no destino e arca com tudo, inclusive importação e impostos | Under DDP, the seller pays the import duties. |
| FAS (Free Alongside Ship) | só marítimo: o vendedor entrega a mercadoria junto ao navio, no porto de embarque | The price is FAS Hamburg. |
| FOB (Free on Board) | só marítimo: o vendedor entrega a bordo do navio no porto de embarque, e o risco passa ali | We buy FOB Shanghai and book our own freight. |
| CFR (Cost and Freight) | só marítimo: o vendedor paga o frete até o porto de destino; o risco passa a bordo, no embarque | The quote is CFR Santos. |
| CIF (Cost, Insurance and Freight) | como CFR, e o vendedor também contrata seguro | The CIF price includes minimum insurance cover. |
Três pontos que o dia a dia costuma embaralhar. O primeiro: CIF e CFR parecem "entregue no destino", mas o risco passa quando a carga está a bordo, no porto de origem. O vendedor paga o frete até o destino, mas quem arca com o dano durante a viagem, no que se refere ao risco, é o comprador. Por isso o seguro importa.
O segundo: FAS, FOB, CFR e CIF servem só para transporte marítimo e hidroviário. Se a carga vai de avião ou de caminhão, a regra correta é FCA, CPT, CIP ou uma das três de entrega (DAP, DPU, DDP). Escrever "FOB" numa cotação de frete aéreo é erro comum, e não é pedantismo corrigi-lo: o ponto em que o risco passa fica mal definido.
O terceiro: "DAP" não inclui o desembaraço de importação, e DDP inclui. Num contrato com fornecedor estrangeiro, essa diferença decide quem contrata o despachante e quem paga o imposto.
Qualidade e conformidade
Depois do recebimento, a mercadoria é conferida. O vocabulário abaixo aparece em auditorias, em reclamações e em contratos de fornecimento contínuo.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| quality assurance (QA) | garantia da qualidade; prevenção de falhas no processo | QA reviews the supplier's process every year. |
| quality control (QC) | controle da qualidade; verificação do produto | QC rejected the batch after the inspection. |
| inspection | inspeção | A third party will carry out the inspection before shipment. |
| defect | defeito | We found a defect in twelve units. |
| nonconformity | não conformidade | The audit found one major nonconformity. |
| corrective action | ação corretiva | Please send us your corrective action plan. |
| root cause | causa raiz | The root cause was a worn tool. |
| certificate of conformity (CoC) | certificado de conformidade | Each shipment must include a certificate of conformity. |
| audit | auditoria | We schedule a supplier audit every two years. |
| traceability | rastreabilidade | Traceability by lot number is a contract requirement. |
| batch (ou lot) | lote | The defect affects the entire batch. |
| tolerance | tolerância dimensional ou técnica | The part is outside the tolerance on the drawing. |
| sample | amostra | Please send two samples for approval. |
| recall | recolhimento de produto | The manufacturer issued a recall for the affected lots. |
| compliance | conformidade com normas, leis e regras internas | Our compliance team reviews every new supplier. |
| due diligence | diligência prévia; verificação antes de contratar | Due diligence on the supplier took six weeks. |
"QA" e "QC" são pares que se trocam o tempo todo. A diferença prática: QA olha o processo, para evitar o erro; QC olha o produto, para encontrar o erro. Um fornecedor pode ter bom QA no papel e ainda assim mandar um lote com defeito, e o QC é o que pega.
"Compliance" merece um alerta: em inglês, compara a conduta com uma regra, seja lei, norma técnica ou política interna. Quando o fornecedor diz "we are compliant with ISO 9001", ele afirma que atende a uma norma de gestão da qualidade. Peça o certificado, não a frase: "Could you send a copy of the certificate?"
Pagamento e faturamento
Último grupo, e o que mais mexe com o caixa. Vale atenção especial às siglas de prazo.
| Termo | Significado | Frase de exemplo |
|---|---|---|
| invoice | fatura ou nota; documento de cobrança do fornecedor | Please send the invoice to accounts payable. |
| proforma invoice | fatura proforma; documento prévio, sem valor de cobrança definitiva | We need a proforma invoice to arrange the advance payment. |
| payment terms | condições de pagamento | Our standard payment terms are net 45. |
| net 30 | pagamento em até 30 dias a partir da data da fatura | The invoice says net 30. |
| advance payment | pagamento antecipado | The supplier asked for fifty percent as advance payment. |
| down payment | entrada; sinal | A ten percent down payment secures the production slot. |
| early payment discount | desconto por pagamento antecipado | They offer a two percent early payment discount. |
| 2/10 net 30 | desconto de 2% se pago em 10 dias; senão, valor integral em 30 | The terms are 2/10 net 30. |
| wire transfer | transferência bancária | We pay by wire transfer. |
| letter of credit (L/C) | carta de crédito; compromisso de um banco de pagar contra documentos | The supplier wants payment by letter of credit. |
| open account | venda a prazo, sem garantia bancária; o comprador paga depois de receber | We trade on open account with this supplier. |
| accounts payable (AP) | contas a pagar | AP will release the payment on Friday. |
| three-way match | conferência entre pedido, recebimento e fatura | The invoice failed the three-way match. |
| credit note | nota de crédito; abatimento emitido pelo fornecedor | The supplier issued a credit note for the damaged units. |
| past due (ou overdue) | vencido | The invoice is ten days past due. |
| late fee | multa ou encargo por atraso | The contract charges a late fee after thirty days. |
| remittance advice | aviso de pagamento enviado ao fornecedor | We sent the remittance advice by email. |
Uma nota sobre "invoice". Em português, "nota fiscal" é um documento fiscal brasileiro, com regras próprias. Em inglês, "invoice" é o documento comercial de cobrança. Ele cumpre a função econômica da nota, mas não substitui a nota fiscal brasileira. Com fornecedor estrangeiro, a "commercial invoice" serve ao despacho aduaneiro, e a nota fiscal é emitida no Brasil na entrada, conforme a operação. Para os detalhes fiscais, o contador ou o despachante é quem responde.
"Net 30" confunde porque o "net" nada tem a ver com valor líquido de imposto. A expressão indica que o valor total vence em 30 dias, e a contagem normalmente parte da data da fatura. Em dúvida, escreva: "Net 30 from the invoice date, correct?"
Verbos que acompanham os termos
Saber o substantivo resolve metade. A outra metade é o verbo que vem junto, e é ali que o brasileiro costuma escorregar. Alguns pares que uso e ouço o tempo todo:
Para cotação, os verbos são "request a quote", "send a quote", "submit a quote" e "revise a quote". Evite "do a quote". Um pedido de compra se "issue", "place" ou "raise": "We issued the PO on Monday", "We placed an order with a new supplier". Para cancelar, "cancel the PO" ou "cancel the order". Uma fatura se "send", "issue" ou "receive", e se "pay": "We paid the invoice on the due date". Um pedido que chega ao fim "is fulfilled", e quem o entrega "fulfills" o pedido. Prazos se "meet" ou "miss": "The supplier missed the delivery date". Preços "go up", "increase" ou "rise" quando sobem, e "drop" ou "come down" quando caem. Um contrato se "sign", "renew" ou "terminate".
Uma regra útil: quando estiver em dúvida, troque o verbo por um mais simples e específico. "Send" e "receive" resolvem a maior parte do dia a dia de um comprador. Verbo elegante com preposição errada soa pior do que verbo simples com preposição certa.
Falsos amigos de compras
Palavras que parecem com o português e enganam. Cada uma já derrubou alguém numa reunião que interpretei.
Eventually não é "eventualmente". Quer dizer "por fim", "no final". "The shipment will arrive eventually" soa como promessa, mas é desânimo: chega, algum dia. Para "eventualmente", use "occasionally" ou "if necessary".
Actually não é "atualmente". Quer dizer "na verdade". Para "atualmente", use "currently" ou "at the moment". "Actually, the price includes freight" corrige uma suposição do outro.
Fabric é tecido. A fábrica é "factory" ou "plant". "We visited the fabric" faz o interlocutor imaginar uma loja de tecidos.
Tax é imposto. "Taxa" costuma ser "fee" ou "rate". Uma "handling fee" é taxa de manuseio, e uma "tax" é imposto. Em importação, os dois aparecem na mesma fatura e não significam o mesmo.
Compromise é concessão mútua, acordo no meio do caminho. Não é "comprometer-se". Para comprometer-se, diga "to commit". "We can compromise on the delivery date" significa ceder um pouco no prazo.
Attend é comparecer. "Atender um cliente" é "to serve" ou "to assist". "Attend the meeting" é ir à reunião.
Estimate e budget não são "orçamento" no mesmo sentido. Um "estimate" é uma estimativa de preço, que o fornecedor pode revisar. Uma "quote" é um preço firme, com validade. "Budget" é o dinheiro que a empresa reservou para comprar. O "orçamento" que o fornecedor manda é quote ou estimate; o que o comprador tem é budget. Pergunte qual dos dois você recebeu.
Stock é estoque, mas também pode ser ação de empresa. Em compras, o contexto resolve. "In stock" é disponível para entrega imediata. Para estoque em sentido contábil, "inventory" é a palavra mais precisa.
Realize é perceber, dar-se conta, não "realizar". "We realized the part was wrong" quer dizer que notaram o erro. Para realizar uma tarefa, use "carry out" ou "complete".
Pronúncia das siglas
Quase todas as siglas se falam letra por letra: R-F-Q, M-O-Q, S-L-A, P-O, B-L, A-P. EXW é exceção na prática, porque muita gente diz "ex works" por extenso. Incoterms é "IN-ko-terms", com acento na primeira sílaba. "Quote" rima com "note", e o "qu" soa como "kw". E "invoice" tem acento na primeira sílaba: IN-voice.
Antes de usar uma sigla em reunião, confirme no dicionário com áudio como ela é dita. Prefiro isso a descobrir na hora que o fornecedor não entendeu "eme-ó-quê".
Para onde ir daqui
Se o seu trabalho é comprar e você precisa usar esse inglês em e-mails, reuniões e negociações, o Inglespetacular Executive de Compras e Suprimentos traz o vocabulário e as situações da área. O Journey tem 10 unidades, 70 lições e cerca de 480 termos, e o Speak tem 750 linhas de fala para praticar em voz alta. O curso exige B1 completo e tem o preço informado na página dele. A Introdução e a Unidade 1 são grátis. Veja o curso em Executive de Compras e Suprimentos.
Eu escrevo e reviso. Se encontrar algo errado, avise.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre RFQ, RFP e RFI?
RFI pede informação sobre quem pode fornecer. RFP pede uma proposta de solução. RFQ pede preço para algo já especificado. Em geral, a ordem natural é RFI, depois RFP ou RFQ.
"Supplier" ou "vendor"?
Os dois significam fornecedor. "Supplier" é mais comum em indústria e materiais. "Vendor" aparece com mais frequência em TI, serviços e sistemas de pagamento. Em dúvida, use "supplier".
Qual Incoterm devo usar numa importação?
Depende do contrato, do modal e de quanto controle você quer sobre o transporte. O que posso dizer: a escolha define quem contrata o frete e o seguro, e onde o risco passa. Antes de fechar, confirme com o seu despachante ou o jurídico.
"Purchase order" e "purchasing order" são a mesma coisa?
O termo correto é "purchase order". "Purchasing" descreve o departamento: "the purchasing department".
Como pedir que repitam um termo que não entendi?
"Sorry, could you spell that out?" funciona para siglas. Para ganhar tempo: "Just to confirm, you mean the minimum order quantity?" Repetir o termo por extenso confirma o entendimento.
O que é "lead time" exatamente?
O tempo entre o pedido e a entrega, mas a definição varia. Pergunte sempre onde começa a contagem e se inclui transporte.
Preciso saber todos os 105 termos?
Não. Comece pelo grupo da etapa em que você mais trabalha. Cotação e pedido dão o maior retorno de uso, porque aparecem em quase todo e-mail.
Onde encontro mais termos?
No [glossário de compras e suprimentos](/glossario/compras-e-suprimentos) do site, com definição e exemplo. Para escrever as mensagens, veja também [como pedir cotação a um fornecedor estrangeiro](/guias/frases-para-pedir-cotacao-a-um-fornecedor-estrangeiro) e o guia de [e-mail profissional em inglês](/guias/e-mail-profissional-em-ingles-modelos).
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