Como pedir cotação em inglês a um fornecedor estrangeiro: frases e e-mails prontos

Por Alex Barros, intérprete simultâneo há 25 anos · atualizado em 05/11/2026

Trabalhei em muitas negociações entre compradores brasileiros e fornecedores de fora. Uma coisa se repete: a qualidade da resposta depende quase inteiramente da qualidade da pergunta. O fornecedor não adivinha. Se o pedido chega vago, volta uma cotação vaga ou uma pergunta de esclarecimento, e a compra perde uma semana antes de começar.

O inglês do pedido de cotação não precisa ser sofisticado. Precisa ser completo e claro. Frases curtas, números exatos, datas escritas por extenso. Este guia mostra como montar essa mensagem e traz frases para as situações que mais aparecem. Se algum termo for novo, o guia de termos de compras e suprimentos em inglês traz o significado de cada um.

Antes de escrever: o que o fornecedor precisa saber

Antes de abrir o e-mail, junte as informações. Quem escreve sem elas acaba mandando três mensagens onde uma bastava. Este é o mínimo:

• O item: nome, código, desenho, norma técnica ou especificação. Anexe o que existir.
• A quantidade: o total e, se possível, as faixas que você quer ver (por exemplo, 500, 1.000 e 2.500 unidades).
• O local e o Incoterm: onde a mercadoria será entregue e sob qual regra você quer o preço. Exemplo: "DAP Guarulhos" ou "FCA" no local do fornecedor.
• O prazo desejado: a data em que precisa da mercadoria, e se aceita entregas parciais.
• As condições de pagamento que você espera ou aceita.
• Os requisitos de qualidade e documentos: certificados, relatório de inspeção, certificado de origem.
• O prazo da resposta: até quando você precisa da cotação.
• A moeda e a base de impostos: em que moeda quer o preço e se ele deve vir sem impostos.

Esta última linha poupa muita confusão. Peça sempre o preço com a moeda e a base explícitas: "Please quote in US dollars, exclusive of taxes and duties." Assim você compara propostas de países diferentes em pé de igualdade.

A estrutura do e-mail de RFQ

Um pedido de cotação funciona bem em cinco partes, nesta ordem.

Assunto. Diga o que é, o item e a quantidade. "Request for quotation: stainless steel fasteners, 10,000 pcs" é melhor que "Quotation". Quem recebe cem e-mails por dia decide em dois segundos se abre.

Abertura. Uma frase, quem é você e por que escreve. "I am a buyer at [Company], and I am writing to request a quotation for..." Dispensa "I hope this email finds you well", que não faz mal, mas ocupa espaço.

Contexto e pedido. O que você precisa, com os dados do item. Se houver anexo, diga que há.

Condições. Entrega, pagamento, validade, moeda, o que mais for relevante, em lista curta.

Prazo e fecho. Até quando espera a resposta, e uma frase de encerramento. "Please let me know if you need any further information." Assinatura com nome, cargo, empresa e telefone.

Escreva em frases curtas, e prefira listas de itens para os dados. O fornecedor precisa responder ponto a ponto, e uma lista facilita responder na mesma ordem.

Frases para abrir o contato

Quando é o primeiro contato com aquele fornecedor, apresente-se em uma ou duas frases.

• "I am a buyer at [Company], a manufacturer of [product] based in Brazil."
• "We found your company through [trade fair / a referral from X / your website]."
• "We are looking for a reliable supplier of [item] and would like to request a quotation."
• "Our company is evaluating new suppliers for [item]."
• "I am contacting you on behalf of [Company]."

Se já houve contato anterior:

• "Following our call on Tuesday, I am sending the details of our request."
• "As discussed at the trade fair, please find our specifications attached."
• "Thank you for sending your catalog. We are interested in the following items."

Evite "Dear Sir or Madam" quando o nome da pessoa estiver disponível. Procure no site da empresa. Se não houver nome, "Dear Sales Team" é aceitável.

Frases para pedir a cotação

O verbo mais simples é "quote". Combinado com "could you" ou "would you", soa educado sem ser formal demais.

• "Could you please quote us for the following items?"
• "We would like to request a quotation for..."
• "Please send us your best price for..."
• "Would you be able to provide a quote for 5,000 units?"
• "Please quote on a DAP basis, delivered to our plant in Guarulhos, Brazil."
• "Please quote in US dollars, exclusive of taxes."
• "We would appreciate it if you could send your quotation by [date]."
• "Could you also include the unit price for 1,000 and 2,500 units?"

Um detalhe de tom. "Best price" é expressão normal em pedido de cotação e não é grosseira. Ela significa o melhor preço que o fornecedor pode oferecer para aquela quantidade. Já "cheapest price" soa como se você só quisesse o mais barato e não tivesse interesse em qualidade; evite.

Frases para esclarecer especificações

Metade dos erros de compra nasce de uma especificação mal entendida. Em inglês, o hábito que mais ajuda é repetir de volta o que você entendeu, em outras palavras, e pedir confirmação. Funciona nos dois sentidos: quando você pergunta e quando responde.

Perguntando:

• "Could you clarify what you mean by [term]?"
• "Does the quoted price include the packaging?"
• "Is the surface treatment included in the unit price?"
• "Does your quote cover the item as shown in the attached drawing?"
• "Which standard does this material conform to?"
• "Could you send a datasheet for this model?"
• "Is this the same grade as the sample we received?"

Confirmando o entendimento:

• "Just to confirm, you are offering the 316 grade, not 304, correct?"
• "To make sure we are aligned: the quote is for 5,000 pieces, delivered in two shipments."
• "Let me check that I understood correctly. The price is per piece, not per box."

Quando a especificação do fornecedor difere da sua:

• "We noticed that the quote lists a different tolerance than our drawing. Could you confirm which one applies?"
• "The material in your offer differs from our request. Is that an alternative you are proposing?"
• "Please quote exactly as specified. If you propose an alternative, please quote it as a separate option."

A última frase é valiosa. Muitos fornecedores respondem com um item "parecido" e um preço melhor. Pedir a alternativa como opção separada deixa você comparar o que pediu com o que foi oferecido, sem misturar.

Frases para quantidade e MOQ

MOQ, minimum order quantity, é a menor quantidade que o fornecedor aceita vender de uma vez. Muitas vezes é negociável, principalmente em primeiro pedido, mas a pergunta precisa ser feita com cuidado.

• "What is your minimum order quantity for this item?"
• "Is the MOQ per item or per order?"
• "Is the MOQ negotiable for a first order?"
• "Would you consider a lower MOQ for a trial order?"
• "Our initial need is 500 units. Could you quote that quantity, even if it is below your standard MOQ?"
• "Do you offer price breaks for higher quantities?"
• "What would the unit price be at 1,000, 2,500 and 5,000 units?"
• "Do you have the item in stock, or is it made to order?"

"Price break" é a faixa de quantidade na qual o preço unitário cai. Pedir as faixas na própria cotação evita uma segunda rodada. E vale uma distinção: MOQ por item significa quantidade mínima de cada código; MOQ por pedido é o mínimo do pedido inteiro, que pode misturar itens. Pergunte qual vale.

Se o fornecedor recusar o MOQ menor, uma saída é propor um pedido-teste com preço mais alto, ou um compromisso de compra maior em prazo mais longo: "Would you consider a lower MOQ if we commit to a larger volume over twelve months?" Só faça a segunda oferta se a empresa realmente pretende comprar o volume.

Frases para prazo e entrega

Fornecedor e comprador costumam entender "prazo" de modos diferentes. Pergunte sempre o que está incluído.

• "What is the lead time for this item?"
• "Does the lead time include transportation?"
• "Does the lead time start from order confirmation or from receipt of payment?"
• "What is your earliest possible delivery date?"
• "Could you deliver in two partial shipments?"
• "We need the goods delivered by [date]. Is that feasible?"
• "Is express shipping available, and at what additional cost?"

Para datas, escreva por extenso, com o mês em inglês: "March 12", não "12/03". Nos Estados Unidos, "03/12" lê-se 12 de março; no Brasil e no Reino Unido, 3 de dezembro. Já vi pedido sair com a data trocada por causa disso.

Para tratar especificamente de atraso e antecipação, o guia de como negociar prazo de entrega em inglês traz as frases.

Frases para pagamento e validade

Em cotação, a pergunta sobre pagamento costuma vir no fim, e o fornecedor responde com a política padrão. Se você tem uma condição preferida, diga antes.

• "What are your standard payment terms?"
• "Our standard payment terms are net 60 days. Would that be acceptable?"
• "Do you require an advance payment?"
• "Would you accept payment by wire transfer within thirty days of the invoice date?"
• "Do you offer a discount for early payment?"
• "Is the price firm, or subject to change?"
• "How long is this quotation valid?"
• "Please confirm the validity of the quote and whether the price is fixed until then."

Pedido de prazo de pagamento mais longo é normal. Muitos fornecedores têm uma condição padrão e uma negociável. Se a resposta for "no", pergunte por quê, com tom neutro: "Could you tell me what drives that requirement?" Às vezes o motivo é crédito, e há alternativa, como carta de crédito, ou entrada menor.

Como comparar propostas

Comparar cotações de fornecedores diferentes é onde se erra com mais frequência. Preços só se comparam quando as bases são iguais. Antes de dizer que um fornecedor é mais barato, confira:

• Incoterm e local: um preço EXW e um DAP não são comparáveis.
• Moeda e impostos: preço com ou sem impostos e tarifas.
• Especificação: mesmo material, mesma tolerância, mesma embalagem.
• Quantidade: o mesmo volume e a mesma faixa de preço.
• Prazo de entrega, de pagamento e validade.
• Documentos, inspeção e garantia incluídos.

O jeito mais seguro é montar uma tabela com uma coluna por fornecedor e uma linha por condição. Em inglês, quem faz essa comparação diz que está comparando "apples to apples", uma expressão que quer dizer comparar coisas equivalentes. "We need to compare the offers on an apples-to-apples basis" é uma frase que se ouve em reuniões de compras.

Se uma proposta chegar com condições diferentes das que você pediu, peça o ajuste em vez de ajustar sozinho:

• "Could you please revise your quote on a DAP basis so we can compare it with the other offers?"
• "Your price is quoted EXW. Could you provide the freight estimate to Santos?"
• "We would like to compare the offers on the same terms. Could you confirm the price including packaging?"

Quando você já tem outra oferta e quer usá-la na negociação, seja honesto e discreto. Não invente preço concorrente. Uma frase direta basta: "We have received a more competitive offer. Is there room to adjust your price?" Se a outra oferta existe, não precisa citar valores. Se não existe, não use a frase.

Cinco e-mails modelo

Troque o que está entre colchetes. Os modelos são curtos de propósito.

Modelo 1: primeiro pedido de cotação

Subject: Request for quotation: stainless steel fasteners, 10,000 pcs

Dear Ms. Chen,

I am a buyer at [Company], a manufacturer of [product] based in São Paulo, Brazil. We found your company through [source], and we would like to request a quotation for the items below.

• Item: M8 hex bolts, stainless steel 316, per the attached drawing
• Quantity: 10,000 pieces (please also quote 5,000 and 20,000)
• Delivery: DAP [Company], Guarulhos, Brazil
• Required delivery date: May 15
• Payment terms: net 60 days from the invoice date
• Currency: US dollars, exclusive of taxes and duties

Could you also confirm your minimum order quantity, the lead time, and how long the quotation is valid?

We would appreciate your quotation by April 10. Please let me know if you need any further information.

Best regards, [Name] Purchasing Manager, [Company] [Phone] | [Email]

Modelo 2: lembrete quando não houve resposta

Subject: Follow-up: request for quotation, M8 hex bolts

Dear Ms. Chen,

I am following up on my email of April 2 regarding the quotation for M8 hex bolts. I attach the original request for your convenience.

We are finalizing our supplier selection on April 17. Would you be able to send your quotation before then? If you are unable to quote, please let me know, so that I can update our records.

Thank you for your time.

Best regards, [Name]

"For your convenience" é uma expressão comum em e-mail comercial para introduzir um anexo. A frase "If you are unable to quote" deixa uma saída fácil: o fornecedor que não quer cotar pode dizer não sem constrangimento.

Modelo 3: pedido de esclarecimento sobre a cotação recebida

Subject: Clarification on quotation no. 2381

Dear Mr. Schmidt,

Thank you for your quotation no. 2381. Before we proceed, I would like to clarify three points.

1. Is the surface treatment included in the unit price?
2. The quote lists a lead time of eight weeks. Does this include transportation to Brazil?
3. The quotation does not state its validity. Could you confirm until when the prices are valid?

Please also quote the DAP price as a separate option, so that we can compare it with the other offers.

Thank you in advance.

Best regards, [Name]

Três perguntas numeradas, uma por linha. Quem responde pode copiar a numeração e responder em ordem, e a conversa se resolve em uma troca de mensagens.

Modelo 4: pedido de melhores condições

Subject: Quotation no. 2381: request for improved terms

Dear Mr. Schmidt,

Thank you for your detailed quotation. We have reviewed it carefully, and we are interested in working with you.

The unit price is higher than our target for this project. Would it be possible to improve the price for an order of 20,000 pieces? We would also like to discuss payment terms of net 60 days instead of net 30.

If these terms are feasible, we can move quickly to a purchase order. Could you let me know your thoughts by April 24?

Best regards, [Name]

Note o que o modelo faz e o que evita. Ele reconhece a proposta, diz com clareza o que precisa mudar, oferece algo em troca (volume maior) e indica o próximo passo (um pedido). Evita ameaça e evita prometer o que a empresa não pode cumprir. Escreva "we can move quickly to a purchase order" apenas se isso for verdade.

Modelo 5: comunicar a decisão

Para o fornecedor escolhido:

Subject: Quotation no. 2381: next steps

Dear Mr. Schmidt,

Thank you for your quotation and for the clarifications. We would like to proceed with the offer as revised on April 22. A purchase order will follow by April 30. Please confirm the order acknowledgment and the delivery date once you receive it.

Best regards, [Name]

Para o fornecedor não escolhido:

Subject: Your quotation for M8 hex bolts

Dear Ms. Chen,

Thank you for your quotation and for the time you put into it. After comparing the offers, we have decided to proceed with another supplier for this order.

We appreciate your response, and we would like to keep your company in our supplier database for future requirements.

Best regards, [Name]

Responder a quem perdeu é cortesia profissional, e custa duas frases. O fornecedor que recebe a resposta lembra de você na próxima cotação. Só escreva a última frase se for verdade.

Erros comuns

Pedir "um orçamento" e traduzir como "budget". "Budget" é a verba que a empresa tem. O pedido de preço é "quote" ou "quotation".

Dizer "I want" ou "I need" sem suavizar. "I want a quote" soa seco, e em e-mail soa pior do que ao vivo. Prefira "I would like to request" ou "Could you please quote".

Esquecer o Incoterm. Sem ele, cada fornecedor cota em uma base, e a comparação perde sentido.

Prazo vago. "As soon as possible" não diz nada. Escreva a data. "By April 10" é claro. Cuidado com "until": "until Friday" pode significar até sexta inclusive ou só até quinta, conforme quem lê. Use "by Friday, April 10".

Misturar pedidos num só e-mail. Se você cota três famílias de produto com especificações diferentes, considere três pedidos, ou uma lista bem numerada.

Não confirmar por escrito. Depois de uma ligação, mande um e-mail resumindo o que foi combinado: "To summarize what we discussed today:". Evita o "não foi isso que combinamos".

Traduzir "atender" por "attend". "Attend" é comparecer. Para "atender a um pedido", use "fulfill" ou "meet": "Can you meet this requirement?"

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